E-mail koppelen

Op deze pagina regel je twee dingen: vanaf welk adres Teamdock e-mail verstuurt, en welke mailboxen hun binnenkomende mail als ticket in de Inbox zetten. Alles staat onder Instellingen → Berichten → E-mail.

Hoe het in elkaar zit

Het verzenddomein is je eigen domein (bijv. mail.jouwbedrijf.nl) waarvandaan Teamdock mail verstuurt. Je voegt daarvoor een paar DNS-records toe. Dit is de aanbevolen manier.
Een mailbox is een adres waarvan je verstuurt, zoals support@ of facturen@. Een mailbox verstuurt via je geverifieerde domein, of via je eigen mailserver (SMTP).
Zet je bij een gedeelde mailbox Inbox naar tickets synchroniseren aan, dan leest Teamdock die inbox via IMAP en wordt elke nieuwe klantmail een ticket.

Antwoord je op een ticket, dan gaat het antwoord weg vanaf de mailbox waarop de klant schreef. Is die er niet, dan vanaf je standaard afzender.

Een verzenddomein instellen

Ga naar Instellingen → Berichten → E-mail.
Vul onder Verzenddomein het domein in waarvandaan je wilt versturen, bijvoorbeeld mail.jouwbedrijf.nl, en klik Instellen.
Teamdock toont een tabel met DNS-records (Type, Name, Value). Voeg ze precies zo toe bij de partij waar je domein staat (je registrar of hostingpartij).
Klik op Verifiëren. Is DNS nog niet bijgewerkt, dan zie je “Nog niet geverifieerd”. Probeer het na een paar minuten opnieuw. De status werkt zich ook vanzelf bij.

Staat er geverifieerd · e-mail verstuurt vanaf je domein, dan is het klaar.

Een mailbox toevoegen

Klik onder Mailboxen op + Mailbox toevoegen.
Vul het Adres in (bijv. support@jouwbedrijf.nl), een Weergavenaam (wat de klant als afzender ziet) en het Doel: Support, Facturen, Sales, Algemeen of Persoonlijk (medewerker).
Kies bij Hoe verstuurt dit adres?:
- Via je geverifieerde domein, als je verzenddomein klaar is.
- Via je eigen mailserver (SMTP), als je geen DNS-records kunt toevoegen.
Laat Versturen vanaf dit adres aan staan. Vink Als standaard afzender gebruiken aan voor je hoofdadres.
Wil je dat de mail in deze inbox een ticket wordt? Vink Inbox naar tickets synchroniseren aan en vul de IMAP-gegevens in (zie hieronder).
Klik op Mailbox opslaan.

Elke mailbox staat daarna als kaart in de lijst, met labels zoals standaard, eigen SMTP en → tickets. Met Bewerken en Verwijderen pas je hem aan.

IMAP-gegevens (ontvangen)

Vul in: IMAP-server, IMAP-poort (meestal 993), gebruiker en wachtwoord. Klik op Test IMAP om de verbinding te controleren voor je opslaat.

SMTP-gegevens (versturen via je eigen mailserver)

Kies je Via je eigen mailserver (SMTP), dan vul je ook in:

SMTP-server en SMTP-poort. Gebruik poort 587 (STARTTLS). Teamdock stelt zelf een SMTP-server voor op basis van je IMAP-server.
Zelfde login als IMAP: laat aan staan als je met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord verstuurt. Zet uit om een aparte SMTP-gebruiker en SMTP-wachtwoord in te vullen.
Kopie opslaan in de map Verzonden: zo staan je antwoorden ook in Outlook of op je telefoon. Bij Map Verzonden (optioneel) kun je de map opgeven; leeg laten zoekt hem automatisch.
Onveilig certificaat toestaan: alleen nodig als het certificaat van je mailserver op een andere naam staat.

Klik op Test SMTP om het te controleren.

Gmail en Microsoft 365

Gmail / Google Workspace: gebruik imap.gmail.com en smtp.gmail.com (poort 587), je volledige e-mailadres als gebruikersnaam en een app-wachtwoord van 16 tekens, niet je normale wachtwoord. Maak dat aan in je Google-account onder Beveiliging, Verificatie in 2 stappen, App-wachtwoorden. In Workspace moet de beheerder IMAP en app-wachtwoorden toestaan. Een kopie in Verzonden is bij Gmail niet nodig: Gmail doet dat zelf.
Microsoft 365 / Outlook: gebruik outlook.office365.com en smtp.office365.com (poort 587). De beheerder moet IMAP en “Authenticated SMTP” voor deze mailbox aanzetten.

Typ je een servernaam die niet bestaat, zoals imap.google.com, dan stelt Teamdock de juiste voor. Klik op Gebruiken om die over te nemen.

Welke e-mails worden een ticket? (Filter voor tickets)

Onder Filter voor tickets bepaal je welke gesynchroniseerde mail een ticket wordt. Met Filter gebruiken aan worden nieuwsbrieven, automatische meldingen en mail van no-reply-adressen geen ticket. Een mail die antwoordt op een bestaand ticket komt altijd door. Er verdwijnt niets: de mail blijft gewoon in je mailbox.

Altijd negeren: één adres of domein per regel, bijv. nieuws@leverancier.nl of accounts.google.com.
Altijd doorlaten: gaat voor alle andere regels. Handig voor marktplaatsen die vanaf een no-reply-adres mailen, zoals marktplaats.nl.

Klik op Opslaan om de regels te bewaren.

Onder Overgeslagen e-mails zie je wat het filter tegenhield en waarom (bijvoorbeeld Nieuwsbrief of No-reply-afzender). Klik op Toch als ticket om er alsnog een ticket van te maken, of op Afzender doorlaten om de afzender ook voortaan door te laten. Overgeslagen e-mails blijven 30 dagen in deze lijst. Bijlagen komen niet mee als je er later alsnog een ticket van maakt; die staan nog in je mailbox.

Je e-mailhandtekening

Onder E-mail handtekening bouw je de handtekening die onder je antwoorden komt.

Zet Handtekening toevoegen aan uitgaande e-mails aan.
Voeg blokken toe: Tekst, + Scheidingslijn of + Rij. In een rij zet je onderdelen naast elkaar: + Logo (via een link naar je logo), + Tekst en + V-scheidingslijn.
Zet de blokken met de pijltjes in de goede volgorde en bekijk het resultaat bij Voorbeeld.
Klik bovenaan op Opslaan.

Met Huisstijlkleur bovenaan de pagina kies je de accentkleur van automatische e-mails, zoals facturen en agenda-uitnodigingen.

Problemen oplossen

IMAP mislukt. Controleer server, poort en wachtwoord. Bij Gmail en Microsoft 365 is vaak een app-wachtwoord of een instelling van de beheerder nodig (zie hierboven).
Er wordt niets verstuurd. Je hebt dan geen geverifieerd verzenddomein en geen mailbox met eigen SMTP. Regel een van de twee.
Een klantmail staat niet in de Inbox. Kijk bij Overgeslagen e-mails. Klik Sync e-mail in de Inbox om direct op te halen in plaats van te wachten.
Antwoorden staan niet in mijn mailprogramma. Zet Kopie opslaan in de map Verzonden aan bij die mailbox.