Terugbetalen en omruilen

Brengt een klant iets terug of is er iets misgegaan, dan regel je dat vanuit de bestelling. Je kunt het hele bedrag of een deel terugbetalen, de artikelen terug in voorraad zetten en een creditnota bij de factuur sturen. Wil de klant iets anders in de plaats, dan gebruik je Artikel omruilen.

Terugbetalen

Terugbetalen kan alleen bij een betaalde bestelling (In behandeling of Afgerond) waarop nog iets terug te betalen is. Je hebt er volledige toegang tot Bestellingen voor nodig.

1. Open de bestelling en klik op Meer acties (de drie puntjes) → Terugbetalen.
2. Vul het Bedrag in. Teamdock vult vooraf in wat er nog terugbetaald kan worden en laat het maximum zien.
3. Vul eventueel een Reden in, bijvoorbeeld “deur beschadigd bij levering”.
4. Kies hoe het geld teruggaat (zie hieronder).
5. Vink aan wat er verder moet gebeuren: voorraad terugzetten en/of een creditnota.
6. Klik op Terugbetaling maken en bevestig.

Na een terugbetaling zie je onder Notities wat er geboekt is. Je kunt later nog een keer terugbetalen, tot het totaal van de bestelling.

Via de betaalmethode of zelf overmaken

Geld terugstorten via de betaalmethode van de bestelling staat standaard aan. Het geld gaat dan terug via de betaalprovider waarmee de klant betaalde, bijvoorbeeld Mollie.

Betaalde de klant per overboeking, dan kan de betaalmethode het geld niet terugsturen. Zet het vinkje dan uit: de terugbetaling wordt alleen geboekt en je maakt het geld zelf over.

Opgepast

Laat het vinkje niet aan bij een overboeking. WooCommerce weigert de terugbetaling dan helemaal.

Artikelen terug in voorraad zetten

Vink Artikelen terug in voorraad zetten aan. Per artikel vul je in hoeveel er terug in voorraad gaat. WooCommerce boekt die aantallen bij de terugbetaling. Staat het vinkje uit, dan verandert de voorraad niet.

Creditnota bij de factuur

Is er voor deze bestelling al een factuur verstuurd, dan zie je Creditnota maken en versturen bij factuur …. Vink je dit aan, dan maakt Teamdock een creditnota voor het teruggestorte bedrag. Die verwijst naar de oorspronkelijke factuur en gaat op dezelfde manier naar de klant: per e-mail, en via Peppol als de klant daar bereikbaar is.

Zonder creditnota blijft de factuur gewoon staan voor het volle bedrag. Voor je boekhouding is een creditnota dus meestal nodig.

Opmerking

Mislukt de creditnota, dan blijft de terugbetaling wel staan. Je ziet dan een melding met de reden. Maak de creditnota in dat geval zelf in Invoice Ninja.

Een artikel omruilen

Met omruilen ruilt de klant een artikel in voor iets anders. Teamdock maakt een nieuwe bestelling voor dezelfde klant met een kortingscode ter waarde van wat er terugkomt.

1. Open de oorspronkelijke bestelling en klik op Meer acties → Artikel omruilen.
2. Vink onder Wat komt er terug? de artikelen aan die de klant terugbrengt en pas zo nodig het aantal aan. Je ziet het Tegoed (excl. btw).
3. Klik op Nieuwe bestelling met tegoed.
4. Je komt in een nieuwe bestelling met het tegoed al als kortingscode toegepast. Voeg het nieuwe artikel toe en maak de bestelling aan.

Het tegoed is wat er voor het artikel betaald is, exclusief btw. Op beide bestellingen zet Teamdock een notitie en ze verwijzen naar elkaar (Omruiling van bestelling).

Let op bij omruilen

• De voorraad van het teruggebrachte artikel pas je zelf aan op het product.
• De kortingscode is eenmalig. Is het tegoed hoger dan de nieuwe bestelling, dan vervalt het restant met die bestelling. Teamdock waarschuwt je daarvoor. Voeg meer artikelen toe, of betaal het restant terug op de oorspronkelijke bestelling. Plaats je de bestelling toch, dan zet Teamdock op beide bestellingen een notitie dat het restant nog niet verrekend is.

Annuleren in plaats van terugbetalen?

Een bestelling die nog niet betaald is, zet je gewoon op Geannuleerd. Een betaalde bestelling kun je niet annuleren: gebruik dan Terugbetalen. Zie ook Werken met bestellingen.