Facturen

Teamdock maakt van een bestelling een factuur en stuurt die naar de klant. Zakelijke klanten die op Peppol zitten, krijgen de factuur als e-factuur rechtstreeks in hun boekhoudpakket; alle andere klanten krijgen hem per e-mail, met de pdf en een link om de factuur online te bekijken. De facturen worden gemaakt in Invoice Ninja, het factuurprogramma dat bij je werkruimte hoort. Je hoeft daar zelf niet in te werken.

Facturatie instellen

Doe dit één keer.

1. Vul je bedrijfsgegevens in onder Instellingen → Account → Bedrijfsgegevens: juridische naam, adres, btw-nummer, KvK-nummer, IBAN, BIC en rekeninghouder. Het adres en de bankgegevens komen op je facturen.
2. Ga naar Instellingen → Facturen. Staat bij Facturatie & Peppol “Niet verbonden”, klik dan op Verbinden.
3. Klik op Bedrijfsgegevens synchroniseren naar Invoice Ninja. Teamdock slaat je instellingen op en zet je bedrijfsnaam, btw-nummer, adres, KvK-nummer en bankgegevens in het factuurprogramma.
4. Kies onder Bedrijfslogo op facturen een logo (PNG, JPG of SVG) en klik op Uploaden naar Invoice Ninja. Het logo komt op de pdf-factuur.
5. Wil je e-facturen versturen, vink dan Peppol e-facturatie inschakelen aan. Zie Peppol e-facturen.
6. Klik op Opslaan.

Tip

Pas je later je bedrijfsgegevens aan, klik dan opnieuw op Bedrijfsgegevens synchroniseren naar Invoice Ninja. Anders komen de oude gegevens nog op je facturen.

Op dezelfde pagina staat Betaalmethodes in Teamdock: de betaalmethodes van je webshop die Teamdock aanbiedt bij een nieuwe bestelling. Vink uit wat je aan de balie niet gebruikt. Dit wordt direct opgeslagen.

Automatisch versturen

Met Automatisch verzenden bij voltooide bestelling (alleen B2B) verstuurt Teamdock de factuur zodra je een bestelling in Teamdock op Afgerond zet. Dit kan alleen als Peppol aan staat. Een klant die niet op Peppol bereikbaar is, krijgt de factuur per e-mail.

Wil je meer sturing, bijvoorbeeld alleen voor bestellingen uit Nederland of boven een bepaald bedrag? Dan kun je een automatisering maken met de actie die een Peppol-factuur verstuurt. Zie Automatisering.

Een factuur versturen vanuit een bestelling

1. Open de bestelling.
2. Klik in het blok Peppol-factuur op Peppol-factuur verzenden.
3. Teamdock maakt de factuur en verstuurt hem. Het blok toont daarna Verzonden, het factuurnummer en de datum.

Het factuurnummer is WC- gevolgd door het bestelnummer, dus bij bestelling 1234 wordt dat WC-1234. Heeft de klant een betaaltermijn (zie Klanten), dan krijgt de factuur een vervaldatum. Is de bestelling al betaald, dan staat de factuur meteen op betaald.

Een factuur wordt maar één keer verstuurd. Klik je nogmaals, dan stuurt Teamdock hem niet opnieuw naar de klant. Een geannuleerde, terugbetaalde of verwijderde bestelling kun je niet factureren.

Van wie komt de e-mail

Heb je het versturen van e-mail voor je webshop ingesteld, dan komt de factuurmail van je eigen domein, in je eigen huisstijl. Is dat nog niet ingesteld, dan verstuurt het factuurprogramma de mail zelf, zodat de klant de factuur toch krijgt.

De pagina Facturen

Onder Bestellingen → Facturen zie je je recente bestellingen met hun factuur. Bovenaan staat of facturatie verbonden is, of Peppol aan staat en hoeveel credits er over zijn. Zoek met het zoekveld op bestelnummer, klantnaam of factuurnummer.

Per bestelling zie je:

• Status: Verzonden, Mislukt, Draft of Niet verzonden. Bij een Peppol-factuur staat daaronder ook de aflevering, zie Peppol e-facturen.
• Betaling: Betaald, Gedeeltelijk of Onbetaald, met het openstaande bedrag en de vervaldatum. Een vervaldatum in het verleden is gemarkeerd.
• Verzonden: wanneer de factuur de deur uit ging.

En de acties:

• Factuur versturen voor een bestelling zonder verzonden factuur.
• Markeer betaald als de klant op een andere manier heeft betaald, bijvoorbeeld per overboeking. Teamdock zet de bestelling dan ook op In behandeling als die nog niet betaald was.
• Voltooien zet de bestelling op Afgerond als de factuur verzonden en betaald is.
• Onder Meer acties: PDF downloaden en Status ophalen.

Teamdock haalt de betaalstatus elke minuut zelf op. Betaalt een klant zijn factuur online, dan gaat de factuur vanzelf op Betaald en de bestelling op In behandeling. Met Status ophalen doe je dat direct.

Hoe klanten hun factuur online betalen, lees je bij Online betalen van facturen.

Een losse factuur maken

Voor iets dat geen bestelling in je webshop is, zoals een dienst of reparatie, maak je een losse factuur.

1. Klik op de pagina Facturen op Nieuwe factuur.
2. Vul onder Klantgegevens de klant in. Bij een Nederlands bedrijf vul je het KvK-nummer in en klik je op Zoeken: naam, btw-nummer en adres worden dan ingevuld. Naam en E-mail zijn verplicht. Laat Zakelijk aangevinkt voor een bedrijf.
3. Vul onder Regels de omschrijving, het aantal, de Prijs excl. en het BTW % in. Met + Regel toevoegen voeg je regels toe.
4. Kies eventueel de Valuta, een Vervaldatum en Notities / voettekst.
5. Vink Direct verzenden via Peppol / e-mail aan als de factuur meteen naar de klant moet.
6. Klik op Aanmaken & verzenden, of op Concept aanmaken als je het vinkje uit liet.

Losse facturen staan op de pagina onder Handmatige facturen, met dezelfde acties: Markeer betaald, PDF downloaden en Status ophalen.

Wie mag wat

Versturen, op betaald zetten en een losse factuur maken kan alleen met volledige toegang tot Facturen. Met minder toegang kun je de facturen wel bekijken. Zie Teamleden en rollen.

Problemen oplossen

De status is Mislukt. Onder de status staat de foutmelding. Vaak ontbreekt er iets, zoals een e-mailadres op de bestelling. Los het op en klik in de bestelling op Opnieuw verzenden.

Ik zie geen blok Peppol-factuur in de bestelling. Dan is facturatie nog niet verbonden. Ga naar Instellingen → Facturen en klik op Verbinden.

Er staat een oud adres op de factuur. Werk je gegevens bij onder Bedrijfsgegevens en klik op Bedrijfsgegevens synchroniseren naar Invoice Ninja. Een factuur die al verstuurd is, verandert daardoor niet.

De klant betaalde terug. Maak de terugbetaling met een creditnota, zie Terugbetalen en omruilen.